Duże zmiany dla wielu przedsiębiorców. KSeF od 1 kwietnia wchodzi w drugi etap wdrożenia. Obejmuje kolejną grupę przedsiębiorców, w tym małe i średnie firmy, a także osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Wyjaśniamy, kogo to dotyczy i co zmienia się dla tych, którzy do tej pory nie korzystali z systemu. Krajowy System e-Faktur to centralna platforma do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. To dokumenty w jednolitym formacie XML, które trafiają bezpośrednio do KSeF. Nie są wysyłane w formacie PDF do kontrahenta, lecz rejestrowane w systemie, który nadaje jej unikalny numer i potwierdza jej istnienie w obrocie gospodarczym. W pierwszym etapie, czyli od 1 lutego, obejmuje głównie największe podmioty – te, których łączna wartość sprzedaży brutto (z VAT) przekroczyła 200 milionów złotych w 2024 roku. Pozostali wciąż mogli wystawiać faktury papierowe i w formie PDF. Od 1 kwietnia system przestaje być rozwiązaniem dla wybranych i zaczyna funkcjonować jako powszechny standard. Zobacz też: Co można wrzucać w koszty? Sprawdź, zanim zrobi to skarbówkaKSeF od 1 kwietnia – kogo dotyczy nowy obowiązek? Obowiązek od początku kwietnia obejmie: • Czynnych podatników VAT, których obrót w poprzednim roku przekroczył 200 mln zł (jeśli nie wdrożyli systemu wcześniej). • Małe i średnie firmy, które dobrowolnie zdecydowały się na wcześniejsze przejście, aby uniknąć kolejek wdrożeniowych. • Podatników zwolnionych z VAT, którzy wystawiają faktury dla innych firm (B2B). • Podmioty z zagranicznym kapitałem, posiadające w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności. W lutym i marcu przedsiębiorcy, których nie dotyczył jeszcze obowiązek korzystania z KSeF, mogli wystawiać faktury poza tym systemem, nawet jeśli kontrahentem była firma tym obowiązkiem objęta od 1 lutego. Teraz to się zmieni. Od 1 kwietnia zdecydowana większość faktur wystawionych poza KSeF będzie uznawanych za nieważne. Drugi etap KSeF – co się zmieni?Wraz z wejściem drugiego etapu KSeF zmienia się przede wszystkim sam sposób obiegu faktur. Dokument nie jest już wysyłany do kontrahenta w formie PDF czy papierowej, ponieważ trafia bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur, który staje się centralnym miejscem jego rejestracji.Istotną zmianą jest również to, że moment wystawienia faktury jest równoznaczny z jej przyjęciem przez KSeF, co ma znaczenie m.in. dla rozliczeń i terminów podatkowych. Znika też tradycyjny model archiwizacji, ponieważ dokumenty są przechowywane w systemie centralnym. Jednocześnie przedsiębiorcy zyskują automatyczną weryfikację poprawności danych. Zobacz też: Jak rozliczyć PIT, będąc przedsiębiorcą? Jest kilka pułapekCzy wszystkie faktury trzeba będzie wysłać do KSeF?Nadal będą istnieć sytuacje, w których faktura wystawiona tradycyjnie będzie w pełni legalna i ważna: • Faktury B2C (dla osób prywatnych): Jeśli sprzedajesz osobie fizycznej, która nie prowadzi firmy, wystawiasz zwykłą fakturę lub paragon. • Bilety i paragony z NIP: Bilety spełniające funkcję faktury (np. za przejazd autostradą czy pociągiem) oraz paragony z NIP do kwoty 450 zł brutto na razie zostają poza obowiązkiem KSeF. • Tryb awaryjny: Jeśli dojdzie do awarii systemu KSeF, będzie można wystawić fakturę w formie tradycyjnej. Przedsiębiorca ma jednak obowiązek wgrania jej do systemu po zlikwidowaniu awarii. W przypadku awarii za datę wystawienia faktury będzie uznawana ta wskazana na niej, a nie data zarejestrowania jej w KSeF. Zobacz też: KSeF to ważne zmiany dla kierowców. Koniec tradycyjnych faktur za paliwoFAQ: Drugi etap KSeF Czy muszę korzystać z KSeF, jeśli mam jednoosobową działalność? Tak, drugi etap KSeF obejmuje także przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Czy można wystawiać faktury poza KSeF? Po objęciu obowiązkiem – nie. System staje się jedyną dopuszczalną formą dla faktur VAT. Czy KSeF zastąpi faktury PDF? Tak, w większości przypadków faktury PDF stracą moc prawną. Obowiązkowa będzie faktura wysłana przez system KSeF. Czy KSeF obejmuje także faktury zagraniczne? Co do zasady obowiązek dotyczy transakcji krajowych. W przypadku faktur zagranicznych zastosowanie KSeF zależy od rodzaju transakcji i statusu kontrahenta. Czytaj także: Podatek dochodowy bez tajemnic. Sprawdzamy, kto ile zapłaci