To trzeba wiedzieć o KSeF. Najważniejsze pytania i odpowiedzi

Duże zmiany od 1 lutego. Od 1 lutego część polskich firm będzie podlegać obowiązkowi wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Dwa miesiące później czeka to wszystkich przedsiębiorców. Odpowiadamy na najważniejsze pytania dotyczące KSeF. Co to jest KSeF?

KSeF to skrót nazwy Krajowy System e-Faktur . Jak czytamy na rządowej stronie, jest to system teleinformatyczny służący przede wszystkim do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od momentu wejścia w życie obowiązku korzystania z niego wszystkie faktury sprzedażowe ważne będą wyłącznie w tym systemie. Papierowe wydruki i pliki PDF stracą moc prawną.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Od 1 lutego 2026 roku z KSeF będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców, których łączna wartość sprzedaży brutto (z VAT) przekroczyła 200 milionów złotych w 2024 roku. Dla pozostałych przedsiębiorców, w tym podatników zwolnionych z VAT, obowiązkowy będzie od 1 kwietnia .

Zobacz też: Rekord za rekordem. Podczas tegorocznego finału WOŚP podtrzymano trend

Kto musi korzystać z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy :

• czynnych podatników VAT, niezależnie od formy prawnej działalności (jednoosobowa działalność gospodarcza, spółki osobowe i kapitałowe),

• mikro, małych, średnich i dużych przedsiębiorców, bez względu na skalę obrotów,

• spółek prawa handlowego, w tym spółek z o.o., spółek akcyjnych, komandytowych i jawnych,

• przedsiębiorców świadczących usługi lub sprzedających towary na terytorium Polski, jeżeli podlegają polskim przepisom VAT,

• podmiotów wystawiających faktury B2B, czyli na rzecz innych firm,

• firm korzystających z biur rachunkowych, które w ich imieniu wystawiają faktury – odpowiedzialność za KSeF nadal spoczywa na podatniku,

• przedsiębiorców zagranicznych zarejestrowanych do VAT w Polsce, nawet jeśli nie posiadają siedziby na terytorium kraju.

• podatników zwolnionych z VAT (od 1 kwietnia),

• podmioty realizujące sprzedaż na rzecz konsumentów, w zakresie określonym przepisami wykonawczymi (od 1 kwietnia).

Czytaj także: Zakaz sprzedaży ziemi przedłużony o 10 lat. Polityczna wojna o preambułę

Czy faktury papierowe i PDF nadal będą przyjmowane?

Podkreślamy jeszcze raz: nie, po wejściu w życie obowiązku korzystania z systemu KSeF faktury w formie papierowej i w pliku PDF nie będą już akceptowane .

W lutym i marcu mali przedsiębiorcy nadal będą mogli wystawiać faktury poza KSeF, nawet jeśli ich kontrahentem jest firma objęta obowiązkiem od 1 lutego. Obowiązek wystawienia faktury w KSeF dotyczy bowiem wystawcy, a nie odbiorcy.

Jak wystawić fakturę w KSeF?

Fakturę w KSeF można wystawić poprzez:

• darmową aplikację Ministerstwa Finansów,

• własny program księgowy zintegrowany z KSeF,

• systemy finansowo-księgowe dostawców zewnętrznych.

Najpierw przedsiębiorca musi zalogować się do KSeF poprzez profil zaufany, e-dowód lub kwalifikowany podpis elektroniczny . Należy uzupełnić wszystkie wymagane dane, takie jak NIP, nazwa firmy, adres, data sprzedaży oraz numer faktury wewnętrznej.

Kolejnym krokiem jest wpisanie towarów lub usług, ich liczby, cen netto, stawek VAT oraz wartości brutto. System automatycznie weryfikuje poprawność obliczeń i to, czy formularz został wypełniony jak należy. Faktura automatycznie staje się dostępna dla nabywcy w KSeF. Nie trzeba jej drukować ani wysyłać mailem.

Jeśli faktury ma wystawiać księgowa, pracownik lub biuro rachunkowe, niezbędne jest nadanie im odpowiednich uprawnień.

Zobacz też: Niedziele handlowe w 2026 roku. Trzy z rzędu, wcześniej 3 miesiące przerwy

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to dokument elektroniczny w formacie XML, który zawiera wszystkie wymagane pola zgodnie z KSeF i jest automatycznie weryfikowany przez system. W przeciwieństwie do zwykłej faktury papierowej lub PDF, faktura ustrukturyzowana zyskuje moc prawną dopiero po nadaniu jej numeru w KSeF i może być automatycznie przetwarzana przez systemy księgowe oraz administrację skarbową.

Co w przypadku awarii KSeF?

W razie awarii możliwe będzie wystawienie faktury offline, ale trzeba ją niezwłocznie wprowadzić do systemu po usunięciu problemu. Za datę jej wystawienia będzie uznawana data wskazana na fakturze przez wystawcę, a nie zarejestrowania jej w KSeF .

Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować karą, sięgająca nawet dwukrotności kwoty podatku wskazanej na fakturze.

Czy kontrahent musi zgodzić się na wystawienie faktury w KSeF?

Nie. Zgoda kontrahenta nie jest wymagana . Faktura zostanie udostępniona automatycznie w systemie.

Certyfikat KSeF – co to jest i kto powinien go mieć?

Certyfikat KSeF służy do bezpiecznej i automatycznej komunikacji systemów księgowych z KSeF, bez konieczności każdorazowego logowania się użytkownika. Powinny go posiadać przede wszystkim firmy wystawiające dużą liczbę faktur, biura rachunkowe oraz przedsiębiorcy korzystający z programów finansowo-księgowych zintegrowanych z KSeF.

Czytaj także: „1000 plus”, czyli nowe świadczenie dla rodziców. Kto z niego skorzysta?

Czy certyfikat KSeF jest obowiązkowy?

Nie, certyfikat KSeF nie jest obowiązkowy w każdym przypadku . Do korzystania z KSeF można używać profilu zaufanego, e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Certyfikat KSeF jest natomiast najwygodniejszym rozwiązaniem dla firm, które faktury wystawiają automatycznie.

Jak uzyskać certyfikat KSeF?

Aby uzyskać certyfikat KSeF, trzeba wejść na stronę Ministerstwa Finansów i zalogować się tam profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Następnie należy wygenerować certyfikat w panelu użytkownika KSeF i pobrać go na komputer lub do systemu księgowego, który będzie automatycznie wystawiał faktury. Certyfikat jest ważny przez określony czas i po upływie ważności trzeba go odnowić .

Jakie mają być korzyści wprowadzenia KSeF?

Główne zapowiadane korzyści to:

• Szybsze i łatwiejsze księgowanie faktur – dokumenty trafiają automatycznie do systemów księgowych.

• Bezpieczne przechowywanie faktur – KSeF archiwizuje je przez 10 lat, więc nie trzeba prowadzić własnego papierowego czy elektronicznego archiwum.

• Przyspieszenie zwrotu VAT – urzędy mają szybki dostęp do faktur, co umożliwia szybszą weryfikację rozliczeń.

• Mniejsze ryzyko błędów i oszustw – faktury są automatycznie weryfikowane pod względem formalnym i podatkowym.

• Usprawnienie kontroli podatkowej – dzięki ujednoliconej strukturze system od razu rozpoznaje nieprawidłowości.

Zobacz też: Metal ponadczasowej wartości. Oto co naprawdę napędza cenę złota