Dla wielu podatników. Za kilka tygodni wielu podatników zacznie obowiązywać wymóg posiadania Certyfikatu Krajowego Systemu eFaktur (KSEF). Działa on na podobnych zasadach co podpis kwalifikowany. Już teraz można uzyskać go w Module Certyfikatów i Uprawnień. Krajowy System e-Faktur jest ogólnopolską platformą, przez którą przedsiębiorcy wystawiają, odbierają i przechowują faktury w ustandaryzowanej formie elektronicznej. System automatycznie nadaje fakturom identyfikator, zabezpiecza je i udostępnia zarówno kontrahentom, jak i administracji skarbowej.Certyfikat KSeF – co to jest?Certyfikat KSeF to dokument potwierdzający tożsamość podatnika lub osoby działającej w jego imieniu w tym systemie. Pełni podobną funkcję co podpis kwalifikowany, tyle że ma zastosowanie wyłącznie przy obsłudze Krajowego Systemu e-Faktur.Nowe zasady będą dotyczyć szerokiego grona podatników. Certyfikat KSeF będzie mógł uzyskać każdy przedsiębiorca, który ma prawo wystawiać faktury w systemie, a także osoby fizyczne działające w imieniu firm – na przykład pracownicy biur rachunkowych lub osoby upoważnione przez właściciela działalności. Dokument będzie dostępny także dla spółek oraz jednostek organizacyjnych, które korzystają z pieczęci elektronicznych. W praktyce oznacza to, że w większości firm konieczne będzie ustalenie, kto otrzyma uprawnienia do generowania i używania certyfikatu oraz jakie role pełnić będzie w systemie KSeF.Zobacz też: Limity wpłat na IKE, IKZE i OIPE w 2026 roku. Sprawdź, który program wybraćCertyfikat KSeF – od kiedy będzie wymagany?Od 1 listopada działa uruchomiony przez Ministerstwo Finansów Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Poprzez ten moduł można zarządzać uprawnieniami w KSeF, składać wnioski o wydanie certyfikatu oraz pobierać wydane certyfikaty. Nie ma już możliwość uzyskania certyfikatu w ramach Aplikacji Podatnika KSeF 1.0.Faktyczny obowiązek korzystania z certyfikatu pojawi się jednak dopiero wraz z przejściem KSeF na tryb obowiązkowy. Dla największych firm, czyli podatników osiągających roczny obrót powyżej 200 milionów złotych, nastąpi to 1 lutego 2026 roku. Pozostali przedsiębiorcy będą musieli zacząć wystawiać faktury wyłącznie w systemie KSeF od 1 kwietnia 2026 roku.Czytaj także: UE upraszcza przepisy. Małe firmy nie muszą raportowaćKto musi mieć uprawnienia w MCU?O nadanie uprawnień w MCU muszą ubiegać się: • osoby fizyczne, które nie zostały uprawnione na podstawie ZAW-FA w KSeF 1.0 do 31 października 2025 roku, • firmy – również te, które otrzymały uprawnienia do KSeF do 31 października 2025 roku.Jak uzyskać certyfikat KSeF?Uzyskanie certyfikatu jest proste – wystarczy zalogować się do systemu KSeF, np. za pomocą profilu zaufanego czy podpisu kwalifikowanego, a następnie złożyć wniosek o jego wydanie. Po pozytywnej weryfikacji podatnik otrzyma możliwość pobrania certyfikatu i zapisania go w swoim systemie księgowym. Dokument będzie ważny przez dwa lata. Po tym okresie będzie można go odnowić. Kluczowe jest jednak to, by proces uzyskania certyfikatu przeprowadzić odpowiednio wcześniej. Jego integracja z programami księgowymi oraz procedurami wewnętrznymi firmy może potrwać kilka dni.Zobacz też: „1000 plus”, czyli nowe świadczenie dla rodziców. Kto z niego skorzysta?